Digitale Kompetenzen in der öffentlichen Verwaltung: Das braucht es für den modernen Bürojob im öffentlichen Dienst
Wer im Staatsdienst, für Länder oder Kommunen arbeitet, hat nicht selten Berührungspunkte mit der digitalen Welt. Ob als IT-Administrator oder in der Verwaltung: Das Aufgabenspektrum reicht von SEO- und Social-Media-Aufgaben bis hin zu Analysen von Big Data. Jene immensen Datenmengen, die in großer Vielfalt und mit hoher Geschwindigkeit anfallen.
Pauschal lässt sich schon mal sagen: Wer sich im Rahmen seiner Berufsausbildung oder seines Studiums bereits mit der Digitalisierung oder Medienkompetenzen beschäftigen musste, der hat es bedeutend leichter im Berufsleben. Vor allem dann, wenn eben diese Kompetenzen zum Aufgabenspektrum zählen. Aber was beschreibt eigentlich diese digitalen Kompetenzen im Detail? Und in welcher Reihenfolge gewichten sich diese bei aktuellen Stellenangeboten für Jobs im öffentlichen Dienst?
Hier kommen 10 Digital Skills, die man für Jobs im Öffentliche Dienst beherrschen sollte:
Digitale Kern-Kompetenz #1: Computernutzung
Nicht nur für Verwaltungsangestellte im Öffentlichen Dienst eine grundlegende Skill – und deswegen wohl an erster Stelle des „Rankings“. Man sollte die Grundvoraussetzungen erfüllen, um einen Computer oder einen Laptop richtig bedienen zu können. Dazu zählt auch zu wissen, welche Peripherie zur Verfügung steht und wie diese genutzt wird. Oder die Nutzung der unterschiedlichsten Programme, wie beispielsweise Office- oder Grafikanwendungen.
Digitale Kern-Kompetenz #2: Collaboration Tools
Mit den digitalen Tools zur Zusammenarbeit soll das gemeinsame und reibungslose Erledigen von (vornehmlich) Büro- und Verwaltungsaufgaben durch verbesserte Kommunikation und Kooperation noch besser funktionieren. Die dafür eingesetzten Tools wie MS Teams, Slack oder Trello werden in kleinen Teams, in ganzen Abteilungen oder in kompletten Verwaltungsabschnitten eingesetzt, um effizient und flächendeckend Ressourcen und Know-how zu teilen. Teamarbeit wird immer wichtiger – die Zusammenarbeit im Büro, in der Abteilung und auch abteilungsübergreifend, beispielsweise über Behördenzuständigkeiten hinaus, lässt sich mit geeigneten digitalen Helferlein deutlich entknoten. Vorausgesetzt, man weiß diese richtig einzusetzen.
Digitale Kern-Kompetenz #3: Datensicherheit
Gerade bei der Arbeit in der öffentlichen Verwaltung ist mit „Datensicherheit” zunächst das Bewusstsein der „Verwaltenden” gemeint, wo entsprechende Gefahren lauern und wie man solchen Bedrohungen begegnen kann. Oder diese gleich vermeidet. Es dreht sich hierbei aber auch um aktive Maßnahmen zur Cyber Security und die stets aktuellen Möglichkeiten, sich vor Datenklau und Datenmissbrauch zu schützen. Weil sich alles in der Verwaltung um Daten dreht, liegt dieser Skill sattelfest auf dem zweiten Platz unseres Rankings.
Digitale Kern-Kompetenz #4: Projektmanagement
Ähnlich den Collaboration Tools, bietet das (digitale) Projektmanagement mit entsprechender Softwareunterstützung sogar noch weitaus mehr Möglichkeiten. Und Aufwand. Vorbei die Zeiten, als man Projektpläne auf dem Whiteboard skizziert hat und Arbeitsdokumente, Tabellen und Konzepte auf dem Server in gemeinsam genutzten Ordnern abgelegt hat. Im Zeitalter der Digitalisierung sind Projektmanagement-Lösungen auch in der öffentlichen Verwaltung und anderen Bereichen umfangreich, aber auch ungemein leistungsfähig und effizient.
Digitale Kern-Kompetenz #5: Social Media
Soziale Medien sind mittlerweile fester Bestandteil unserer digitalisierten Welt – auch im Öffentlichen Dienst und der Verwaltung. Gemeint ist damit die Summe all der Plattformen und Apps, die sich rund um die Vernetzung und das Sharing von unterschiedlichen Inhalten für die Community drehen. Neben den reinen Netzwerk-Plattformen wie Linkedin oder Xing, zählen dazu vordergründig die sozialen Netzwerke mit Fokus auf Video- und Foto-Sharing. Das sind in erster Linie Instagram und Facebook. Aber auch TikTok und Snapchat finden immer häufiger Verwendung in der Kunden- und Mitarbeiterkommunikation - auch im öffentlichen Sektor: Es gibt beispielswiese viele Kommunal- und Bundespolitiker, die über jegliche Art von Plattform ihre Kontakte zur (Wähler-)Community pflegen. Und dass „Meinungsmache” und „Image” über die Wahrnehmung auf Social Media auch durch einzelne Mitarbeitende positiv (doch auch negativ!) beeinflusst werden können, zeigen mittlerweile diverse Beispiele.
Digitale Kern-Kompetenz #6: Cloud Computing
Daten lokal speichern war gestern – auch in immer mehr Behörden, staatlichen und kommunalen Betrieben oder der öffentlichen Verwaltung. Heute liegen die digitalen Schätze in der Cloud. Ob bei regionalen (oder optimalerweise zumindest) deutschen Cloudanbietern oder bei internationalen Dienstleistern – immer gilt, die Materie zu verstehen. Und sich all der Vor-, aber auch Nachteile der ausgelagerten Daten bewusst zu sein. Wohl dem, der Ahnung davon hat, was die Cloud ist, wie sie funktioniert und was mit der Nutzung einhergeht!
Digitale Kern-Kompetenz #7: Datenanalyse und Monitoring
Neudeutsch oft auch lapidar als „Big Data” bezeichnet, stellen das Erheben und Interpretieren von Daten einen nicht unerheblichen Teil der Datennutzung in modernen Verwaltungsbehörden dar. Deshalb gilt: Wer mit Daten arbeitet oder diese in Massen erzeugt und verwaltet, sollte ebendiese auch kategorisieren und analysieren können. Unabdingbar ist dabei – vor allem mit Blick auf „Big Data“, also die sprichwörtlich überbordende Datenfülle – die sichere Hand bei der Auswahl relevanter Daten gegenüber dem Datenballast, der gegebenenfalls lediglich Ballast darstellt. Außerdem müssen diese Datensätze kontinuierlich auf Relevanz und Art sowie Nutzungszwecke hin geprüft und zugeordnet werden. Sie merken schon: Big Data klingt nicht nur nach jeder Menge Arbeit. Es steckt auch einiges an digitaler Vorbildung und Kompetenz darin!
Digitale Kern-Kompetenz #8: Enterprise Resource Planning
Oft auch kurz und knapp einfach als ERP bezeichnet, steht „Enterprise Resource Planning” meist für ein komplettes Softwaresystem. Damit kann man nicht nur im privatwirtschaftlichen Unternehmensbereich, sondern auch eine Gemeindeverwaltung, eine Behörde oder eine ganze Institution „führen“. Die Software unterstützt dazu per Automatisierung wichtige Prozesse in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Lieferkette, Services, Beschaffung und mehr.
Digitale Kern-Kompetenz #9: Internet of Things
Der Begriff Internet of Things (IoT), also das „Internet der Dinge”, beschreibt die vernetzte Welt aus smarten Geräten. Man kann diese IoT-Geräte mit Computern vergleichen. Diese sind lokal oder über das Internet mit vielen weiteren Geräten vernetzt. Ziel ist es, den Alltag für Anwender auch in der öffentlichen Verwaltung effizienter und einfacher zu gestalten. Was zuhause der „smarte Lautsprecher“ oder die intelligente Waschmaschine sind, kommt in öffentlichen Institutionen als Temperatur- oder Helligkeitssensor, als Zutrittskontrollgerät oder als smartes Dokumentenlesegerät zum Einsatz. Abgeleitet davon können mit den so erhobenen Daten verschiedenste Vorgänge automatisiert werden. Zudem können solche Daten mit weiteren hilfreichen Informationen angereichert werden – oder von entfernten Standorten aus zur Auswertung oder Wartung ausgelesen werden.
Digitale Kern-Kompetenz #10: Programmierung
Das Erzeugen von zielgerichtetem Programmcode stellt sozusagen die Königsklasse der Anforderungen an IT-Verantwortliche in der Verwaltung. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber eine Kommunalverwaltung, ein öffentliches Krankenhaus oder eine Polizeibehörde ist. Interessenten für Job in diesem Bereich sollten sich immer bewusst sein, dass gegebenenfalls hier und da ein kleines Programm oder eine Webseite „programmiert“ werden müsste. Basics beim Coding oder der Website-Programmierung sind also mehr als vorteilhaft. Auch in Zeiten, in denen sogar künstliche Intelligenzen immer besser in der Lage sind, entsprechende Programmzeilen in unglaublicher Zeit zu verfassen – schließlich gelingt das ja nur, wenn der oder die „Bestellende” auch selbst bereits weiß und versteht, um was es geht.
Je größer die digitale Kompetenz, desto weniger Hürden haben (moderne) Verwaltungsjobs
Keine Sorge: Wer den einen oder anderen digitalen Skill nicht beherrscht, ist nicht per se ungeeignet für die Arbeit im Öffentlichen Dienst. Doch sollte mit Blick auf die unterschiedlichsten Anforderungen potenzieller Arbeitgeber und den eigenen Kenntnissen abgewogen werden, wo Bedarf an Weiterbildung besteht.
So werden zu den in der Verwaltung geforderten Medien- und Digitalkompetenzen oft auch schon „rudimentäre” Basics gezählt, die womöglich nicht gesondert in den Stellenanzeigen aufgeführt werden. Der Grund: Viele Personaler*innen gehen heute auch innerhalb der öffentlichen Verwaltung ganz einfach davon aus, dass diese grundsätzlich „mitgebracht“ werden. Selbst wenn dem nicht so ist und keinerlei Erwartungshaltung besteht: Der sichere Umgang mit Office-Anwendungen gilt heute fast überall als selbstverständlich. Doch auch ein wenig Erfahrung mit Internet, sozialen Medien und Kollaborationstools oder Messengern hat im modernen Büroalltag noch niemandem geschadet. Ein ausgewachsener IT-Profi müssen Sie aber trotzdem nicht sein.
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