Die Stiftung für Hochschulzulassung – eine starke Arbeitgeberin

Arbeiten bei einer dynamischen und innovativen Dienstleisterin der deutschen Bildungslandschaft im öffentlichen Dienst.

Die Stiftung für Hochschulzulassung hat die Aufgabe, Studienplätze besonders gefragter Studiengänge deutschlandweit zu vergeben und die Vergabe zu koordinieren. Dabei fördern wir gezielt die Digitalisierung und Anpassung der Vergabeprozesse von Studienplätzen in der Bundesrepublik.

Aufgrund stetig steigender Bewerberzahlen und knapper Studienplatzressourcen gewinnen unsere Leistungen und Weiterentwicklungen der onlinebasierten Vergabe- und Koordinierungsverfahren bei der zügigen und effektiven Studienplatzvergabe von örtlich und bundesweit zulassungsbeschränkten Studiengängen weiter an Bedeutung. Derzeit widmen sich über 150 Mitarbeiter in Dortmund und Berlin den gegenwärtigen und zukünftigen Herausforderungen der Studienplatzvergabe in Deutschland.

Sie sind ein zuverlässiges Organisationstalent und möchten Teil eines engagierten Teams werden und mit Ihrer Leistung auch zukünftig die Vergabe von Studienplätzen in Deutschland sicherstellen? Dann bewerben Sie sich bei der Stiftung für Hochschulzulassung am Standort Berlin als

Mitarbeiter*in „Büromanagement“ (m/w/d) in Teilzeit (50%)

Ihre Aufgabe:

Sie übernehmen das Büromanagement für ca. 20 Mitarbeitende in der Dienststelle in Berlin. Darunter fällt insbesondere:

• Poststelle:
  • Abholung der Eingangspost,
  • Bearbeitung der Eingangspost (Öffnen von Briefen, Entgegennahme von Paketen, Weiterleitung an die Empfänger*innen im Hause),
  • Bearbeitung der Ausgangspost (Versand).

• Organisation von internen Veranstaltungen / Meetings:
  • Terminkoordination,
  • Buchung und Herrichtung der Räume für Meetings, Schulungen oder sonstige interne Termine,
  • Einrichtung von Videokonferenzen,
  • Organisation und Bereitstellung von Getränken / Catering,
  • Empfang / Abholung von Gästen und
  • Aufräumen der genutzten Räume für die nachfolgenden Nutzungen.

• Pflege und Herrichtung der Büros / des Inventars:
  • Aufräumen der Küchenzeilen, Besprechungsräume und sonstiger zentraler Orte,
  • Auffüllen von Verbrauchsgütern (Papier in Kopierern, Desinfektionsspender, Seife und Toilettenpapier),
  • Kontrolle der Reinigungsleistung externer Dienstleister,
  • Organisation und Herrichtung von Büros neuer Mitarbeitender,
  • Pflege und Herrichtung der Büroausstattung,
  • Bestellung und Ausgabe von Büromaterial etc.,
  • Schlüsselverwaltung und -ausgabe,
  • Ansprechpartner*in für externe Dienstleister (Serviceunternehmen, Vermieter, etc.) und Koordination von Servicedienstleistern im Dienstgebäude.

• Sonstiges:
  • Durchführung von kleineren Botengängen, Dienstfahrten sowie Einkäufen,
  • Sonstige Unterstützungsaufgaben nach Absprache mit der Teamleitung.

Wir erwarten von Ihnen:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung,
• Sehr gute Kenntnisse der Büroanwendungen (Microsoft Office u.ä.),
• Freundlichkeit, Serviceorientierung und Hilfsbereitschaft,
• Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit,
• Eigenständigkeit und Improvisationstalent, Kreativität bei der Lösungsfindung,
• Bewusstsein für Prioritätensetzung.

Wir bieten Ihnen:

Faire Vergütung und finanzielle Sicherheit

Bei uns werden Sie leistungsgerecht nach der Entgeltgruppe 05 des TV-L vergütet. Profitieren Sie in diesem Zusammenhang von steigenden Gehaltsstufen nach Dauer der Zugehörigkeit, Jahressonderzahlung und den Ergebnissen der regelmäßigen Tarifverhandlungen. Die ausgeschriebene Stelle ist zunächst auf 12 Monate befristet. Eine Verlängerung oder Entfristung wird bei guter Leistung in Aussicht gestellt. Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge bieten zusätzliche Vorteile und schaffen finanzielle Sicherheit.

Work-Life Balance

Erleben Sie die Vorzüge der Gleitzeit, der tariflich geregelten Arbeitszeiten und Urlaubstage.

Weiterbildungen und Arbeitsgruppen

Ihre Potentiale können durch diverse interne und externe Weiterbildungen gefördert werden, so dass Sie für zukünftige Entwicklungen in Ihrem Aufgabengebiet gewappnet sind. Zusätzlich bieten sich verschiedene Gelegenheiten, bei denen Sie sich persönlich in abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen einbringen können, um Arbeitsumgebungen oder -abläufe mitzugestalten.

Gesundheitsmanagement

Das seelische und körperliche Wohlergehen unserer Mitarbeitenden ist uns wichtig. Um dieses zu fördern, setzen wir auf ergonomische Arbeitsplätze und eine geregelte betriebsärztliche Betreuung. Wir optimieren unser Gesundheitsmanagement mithilfe von sozialen Ansprechpartner*innen und binden unsere Beschäftigten aktiv beim Ausbau unserer Angebote ein.

Zusätzliche Vorteile

Erfahren Sie die Vorteile der sicheren Beschäftigungsverhältnisse des öffentlichen Dienstes in Form von Vergünstigungen bei Versicherungen und Darlehen. Als Mitarbeitende unserer Stiftung erhalten Sie außerdem im Rahmen eines „Corporate Benefits“-Programms verschiedene Mitarbeiterangebote. Unser Personalrat setzt sich für die Belegschaft ein, sichert gute Arbeitsbedingungen und organisiert beispielsweise auch betriebliche Events, um den Teamgeist zu stärken.

Unsere Werte:

Vertrauen

Vertrauen bildet eine wichtige Basis, die in unseren Augen ein konstruktives Zusammenarbeiten und lösungsorientiertes Handeln erst ermöglicht – egal ob innerhalb der Stiftung oder im Rahmen der Zusammenarbeit mit unseren Partnern.

Zuverlässigkeit

Zuverlässigkeit sorgt für einen optimierten Ablauf von Prozessen und Entwicklungen. Die Zuverlässigkeit des Einzelnen im Team schafft Sicherheit und Vertrauen im produktiven Miteinander. Sie motiviert uns, täglich neue Leistungen abzurufen.

Transparenz

Transparenz schafft Zufriedenheit und Verständnis bei unseren Partnern sowie weiteren Zielgruppen. Transparenz unterstützt bei der Optimierung interner Prozesse und hilft dabei, uns bei ändernden Rahmenbedingungen schneller anzupassen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung:

Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter sind willkommen. Die SfH verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt. Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen. Die Bewerbung von Menschen mit Migrationshintergrund ist ausdrücklich erwünscht.

Für weitere Auskünfte zum Beschäftigungsverhältnis steht Ihnen die Leitung des Teams Personal und Recht Frau Anja John (0231/1081-2160) zur Verfügung. Sollten Sie Fragen zum Inhalt der Tätigkeit haben, können Sie sich gerne an die Leitung des Teams Personalentwicklung und Organisation und Finanzen Frau Jennifer Höhmann (0231/1081-2360) wenden.

Ihre vollständigen Ihre vollständigen und aussagekräftigten Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte als PDF (eine Datei, max. 5 MB) bis zum 11.04.2025 an: [email protected]